Каталоги

Что такое каталоги

Каталог — это справочник позиций с ценами: работы, материалы, аренда оборудования и всё что нужно для составления смет. Когда вы создаёте смету, позиции не нужно вводить с нуля — достаточно выбрать из каталога, и название, единица измерения и цена подставятся автоматически.

Каталоги подходят для любой сферы. Строительная компания заводит работы по отделке и материалы, автосервис — виды ремонта и запчасти, IT-компания — типы работ и лицензии, салон красоты — процедуры и расходники.

Общий каталог

Кому доступен

Общий каталог — это базовый набор позиций, который доступен всем пользователям платформы. Он используется при создании личных смет.

Редактировать общий каталог нельзя — он поддерживается администраторами платформы и содержит типовые позиции для популярных направлений деятельности.

Как выбрать нужные разделы

Общий каталог разделён на тематические разделы: Отделочные и ремонтные работы, Электромонтажные работы, Сантехника, Автомобильный сервис и другие. По умолчанию доступны все разделы, но вы можете оставить только нужные.

Откройте Профиль — раздел Мои каталоги. Отметьте нужные разделы и нажмите Сохранить. После этого при создании сметы будут предлагаться только выбранные разделы. Если ничего не выбрано — доступны все.

Как использовать

При добавлении позиции в личную смету выберите категорию из общего каталога, затем нужную работу или материал. Название, единица и цена подставятся автоматически — останется только указать количество.

Каталог организации

Кому доступен

Каталог организации — это собственный справочник компании. Директор и сотрудники с нужной ролью (сметчики, прорабы, руководители проектов) создают в нём свои категории и позиции с актуальными ценами.

Каталог используется при создании смет компании. Каждая организация видит и редактирует только свой каталог. Клиенты организации каталог не видят и не могут использовать — они работают с общим каталогом.

Где найти

Раздел Каталоги доступен в боковом меню. Страница разделена на вкладки по корневым категориям вашего каталога — сколько корневых категорий вы создадите, столько вкладок и появится. Внутри каждой вкладки — список позиций выбранной категории.

Категории

Иерархия и структура

Категории организуют позиции каталога по смыслу. Категории образуют дерево: внутри любой категории можно создавать подкатегории любой глубины. Например:

• Электрика → Силовая проводка → Кабели
• Электрика → Розетки и выключатели
• Отделочные работы → Стены → Штукатурка

Создание категории

Нажмите Добавить в дереве категорий. Укажите название и тип категории. Чтобы создать подкатегорию — сначала выберите родительскую категорию в дереве, затем нажмите Добавить.

Типы категорий

Тип категории определяет, какие позиции в неё можно добавлять. В системе четыре типа.

Материалы

Категория содержит только материалы — физические предметы, которые расходуются при выполнении работ.

• Строительство: цемент, краска, плитка, гипсокартон, провод
• Автосервис: моторное масло, тормозные колодки, свечи зажигания
• Салон красоты: краска для волос, оксидант, одноразовые перчатки, фольга

Работы

Категория содержит только работы — услуги, которые выполняют специалисты.

• Строительство: штукатурка стен, укладка плитки, монтаж розеток
• Автосервис: замена масла, диагностика двигателя, балансировка колёс
• IT: настройка сервера, разработка модуля, обучение пользователей

Прочее

Категория для позиций, которые не являются ни материалом, ни услугой: аренда оборудования, транспортные расходы, субподряд.

• Строительство: аренда бетономешалки (час), работа крана (час), вывоз мусора (рейс)
• Event-агентство: аренда площадки, аренда звукового оборудования, трансфер
• Клининг: аренда промышленного пылесоса, утилизация отходов

Смешанная

Самый гибкий тип — может содержать одновременно работы, материалы и прочее. Удобен, когда нужно собрать всё необходимое для конкретного вида работ в одном месте.

При добавлении позиций в смету компании вы выбираете категорию и сразу видите всё: и работы, и материалы к ним.

Строительство — «Укладка ламината»:

• Работа: укладка ламината (м²), монтаж подложки (м²), установка плинтуса (пог.м)
• Материал: ламинат (м²), подложка (м²), плинтус пластиковый (пог.м), клинья (комп)

Автосервис — «ТО-1»:

• Работа: замена масла двигателя, замена масляного фильтра, замена воздушного фильтра
• Материал: масло моторное 5W-30 (л), фильтр масляный (шт), фильтр воздушный (шт)

Салон красоты — «Окрашивание волос»:

• Работа: консультация колориста, нанесение краски, тонирование, укладка
• Материал: краска профессиональная (тюб), оксидант (мл), перчатки (пара), фольга (м)

IT-компания — «Развёртывание рабочего места»:

• Работа: установка ОС, настройка ПО, подключение к сети, обучение сотрудника
• Материал: лицензия Windows (шт), лицензия Office (шт), патч-корд (шт)
• Прочее: доставка оборудования

Позиции каталога

Поля позиции

• Название — что это за позиция. Обязательное поле.
• Код / артикул — внутренний номер позиции. Необязательное поле; если указан, должен быть уникальным в рамках всей организации.
• Единица измерения — в чём измеряется позиция. Необязательное поле.
• Цена — цена за единицу. Необязательное поле, по умолчанию 0.
• Описание — дополнительная информация. Необязательное поле.

Единицы измерения

В системе предусмотрены следующие единицы: шт, м², м³, пог.м, л, кг, т, комп, час, стык, рейс, усл.

Создание и редактирование

Выберите категорию в дереве, нажмите Добавить в таблице позиций и заполните поля. Изменить любое поле можно прямо в таблице — кликните на значение и введите новое. Позицию можно деактивировать, не удаляя: неактивные позиции не появляются при добавлении в смету, но сохраняются в каталоге.

Импорт и экспорт

Когда это нужно

Импорт удобен при массовом наполнении каталога или обновлении цен. Вместо того чтобы добавлять каждую позицию вручную, вы подготавливаете таблицу и загружаете её за один раз.

Экспорт позволяет выгрузить каталог в Excel, сделать резервную копию или передать коллегам для редактирования.

Экспорт

Кнопка Экспорт доступна на каждой вкладке каталога. Файл выгружается в формате XLSX (Excel). Экспортируются позиции выбранной вкладки: материалы, работы или прочее. Смешанный экспорт выгружает все три типа в один файл с дополнительной колонкой type.

Экспортированный файл удобно использовать как шаблон для импорта — все нужные колонки уже на месте, а название организации заполнено автоматически.

Подготовка файла — общие правила

• Форматы: XLSX (Excel) или CSV.
• Максимальный размер файла: 10 МБ.
• Максимальное количество строк за одну загрузку: 1000.
• Первая строка файла — заголовки колонок (точные названия, как указано ниже).
• Название организации в колонке organization должно совпадать с названием вашей организации в системе (регистр и пробелы важны).
• Название категории в колонке category должно совпадать с существующей категорией каталога.
• Повторный импорт того же файла обновляет уже существующие позиции, а не создаёт дубликаты.

Колонки файла импорта

При экспорте также появляется колонка category_path — полный путь категории. Она для справки и при импорте игнорируется.

Импорт материалов — пример

Файл загружается на вкладке Материалы. Все позиции попадут в категории с типом «Материалы» или «Смешанная».

Категории «Стройматериалы», «Плитка», «Лакокрасочные материалы» должны уже существовать в каталоге организации и иметь тип «Материалы» или «Смешанная».

Импорт работ — пример

Файл загружается на вкладке Работы. Позиции попадут в категории с типом «Работы» или «Смешанная».

Импорт прочего — пример

Файл загружается на вкладке Прочее. Подходит для аренды, субподряда, транспортных услуг.

Импорт смешанных категорий — пример

Смешанный файл загружается на вкладке Смешанный каталог. Он отличается дополнительной колонкой type в начале, которая указывает тип каждой позиции: material, work или misc.

Все позиции в одном файле могут относиться к одной категории — система правильно разберёт их по типу.

Категория «Чистовая отделка» должна иметь тип «Смешанная». В категорию с типом «Материалы» нельзя импортировать работы или прочее — система вернёт ошибку.

Удаление позиций при импорте

По умолчанию импорт только добавляет и обновляет позиции. Чтобы удалить из каталога позиции, которых нет в файле, включите опцию Удалить отсутствующие позиции при загрузке файла.

Как это работает:

1. Сначала система покажет предварительный просмотр — список позиций, которые будут удалены.
2. Если всё верно, подтвердите удаление.
3. Максимум 100 позиций за одну операцию.

Удаление можно ограничить одной веткой каталога. Для этого выберите нужную категорию в дереве перед импортом — тогда будут проверяться только позиции внутри этой категории, остальной каталог не затронется.

Ограничения

• Импорт: не более 10 загрузок в час.
• Экспорт: не более 30 выгрузок в час.
• Максимум 1000 строк за одну загрузку.
• Максимальный размер файла: 10 МБ.
• Операция удаления: не более 100 позиций за раз.

Частые ошибки и их причины

• «Категория не найдена» — название в колонке category не совпадает с названием в каталоге. Проверьте регистр и пробелы.
• «Нельзя импортировать материал в категорию типа Работы» — тип категории не совпадает с типом позиции. Используйте категорию с типом «Смешанная» или отдельные категории нужного типа.
• «Организация не найдена» — название в колонке organization не совпадает с вашей организацией. Скопируйте точное название из настроек организации.
• «Найдены дубликаты в файле: строка X = строка Y» — в файле есть две строки с одинаковым названием в одной категории. Удалите дублирующуюся строку.
• «Отсутствуют обязательные колонки» — в файле нет одной из обязательных колонок (name, category, organization). Проверьте заголовки.

Частые вопросы

Какой тип категории выбрать?

Если будут только материалы — выберите Материалы. Только работы — Работы. Только аренда / субподряд — Прочее. Если нужно собрать в одном месте и работы, и материалы — выберите Смешанная. Ошибиться несложно: система не даст добавить материал в категорию с типом «Работы» и подскажет, что нужно изменить.

Можно ли изменить тип категории после создания?

Тип определяет, какие позиции допустимы внутри, и не меняется после создания. Если нужно другое поведение — создайте новую категорию с нужным типом и перенесите позиции через экспорт / импорт.

Клиент видит каталог организации?

Нет. Клиенты используют только общий каталог платформы, даже если состоят в организации. Каталог организации доступен исключительно сотрудникам с нужной ролью. Подробнее: Директор — Команда и роли.

Можно ли использовать одну и ту же позицию в нескольких сметах?

Да. Позиция в каталоге — это шаблон. При добавлении в смету создаётся копия с актуальными на тот момент значениями. Если потом изменить цену в каталоге, уже созданные позиции в сметах не изменятся.

Как быстрее всего перенести каталог из Excel в систему?

Сначала создайте нужные категории вручную через интерфейс — кнопка Добавить в дереве категорий. Затем подготовьте файл с позициями по образцу выше и загрузите через вкладку нужного типа. Удобно начать с экспорта пустого каталога: вы получите файл с правильными заголовками и точным названием организации — останется только заполнить строки.